KEPUTUSAN DAN LAPORAN-LAPORAN MANAJEMEN

BAB 8

PENGEMBANGAN KEPUTUSAN DAN LAPORAN-LAPORAN MANAJEMEN

Manajer dan Keputusan
Sistem informasi adalah serangkaian prosedur terorganisir yang dilaksanakan untuk memberikan informasi yang mendukung pengambilan keputusan dan kontrol dalam organisasi. Dalam suatu organisasi, aktifitas pengambilan keputusan dapat dikelompokkan menjadi tingkatan-tingkatan yang berbeda dan setiap tingkatan mempunyai sistem informasi yang berbeda pula. Tingkatan – tingkatan ini adalah perencanaan strategik, oengendalian manajemen, dan pengendalian oprasional.

Ketiga tingkatan di atas digambarkan sebagai hirarki aktifitas pengambilan keputusan.

Pada suatu organisasi, setiap tingkatan manajerial melakukan aktifitas yang berbeda-beda. Para manajer pada setiap tingkat menghadapi keputusan yang berbeda. Perbedaan dalam proses pengambilan keputusan di antara tingkatan menciptakan perbedaan dalam jenis sistem informasi yang diperlukan. Masing-masing sistem harus disesuaikan dengan problem terstruktur, semi terstruktur atau tak terstruktur yang dihadapi oleh manajer pada masing-masing tingkatan.

Sistem penunjang keputusan merupakan suatu sistem informasi yang memberikan informasi terutama pada tingkat yang lebih tinggi untuk membantu pengambilan keputusan.

Pelaporan Kepada Manajemen
Dalam sistem informasi akuntansi manajerial, informasi mengalir dalam dua arah. Arus dari puncak ke bawah berasal dari kejadian yang terjadi pada tingkatan manajemen puncak. Kejadian tersebut dicatat, dibuatkan kesimpulan dan kepada disampaikan tingkatan manajemen yang lebih rendah. Misalkan anggaran belanja periodik, yang memberikan para manajer pernyataan kuantitatif mengenai rencana organisasi. Sedangkan arus dari bawah ke atas, berawal dari kejadian yang berlangsung pada tingkatan manajemen yang lebih rendah dalam struktur organisasi dan dilaporkan pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi dalam bentuk laporan pertanggung jawaban.

Pemrosesan File dan Konsep Manajemen Data
Sebuah file merupakan sekumpulan informasi yang tersimpan sedemikian rupa, hingga informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh kembali apabila dibutuhkan atau untuk penggunaan selanjutnya.

Digolongkan menurut teknik penyimpanannya, file dapat berupa file manual dan file komputer. File manual menyimpan informasi yang dapat diperoleh kembali, dibaca dan digunakan oleh manusia. Sedangkan file komputer menyimpan informasi yang tidak dapat diperoleh kembali oleh manusia tanpa bantuan pemrosesan komputer.
File manual sebagian besar menggunakan filing cabinet sebagai sarana penyimpanan. Namun apapun bentuk sarana penyimpanannya, file manual menggunakan metode yang sama untuk menyusun rekaman yang ada di dalamnya.

File komputer menggunakan penyimpan magnetik seperti disket, CD atau harddisk sebagai sarana penyimpanan.

Menurut jenisnya file komputer terbagi menjadi :
- File Master
- File Transaksi
- File Cadangan (backup)
- File Arsip
- File Kasar (Scratch File)

Sistem akuntansi yang memakai komputer secara rutin menggunakan prosedur tertentu saat memproses file komputer. Operasi yang lazim pada file komputer yaitu memperbarui (update), memelihara, mengurutkan (sortir) dan menggabungkan (merge).

Untuk mengelola data digunakan suatu sistem perangkat lunak yang disebut Sistem Manajemen Database (SMD) yang merupakan seperangkat program komputer yang mengendalikan akses kepada database yang dilakukan oleh pengguna dan program aplikasi. Sistem ini memisahkan cara data secara fisik disimpan pada sarana penyimpan sekunder. SMD tidak hanya mengelola data itu sendiri tetapi juga hubungan antar data. Setiap apliksi perangkat lunak SMD mengasumsikan suatu model struktural untuk data. Model struktural yang lazim adalah struktur pohon, jaringan, dan relasional.

SOAL PILIHAN GANDA

1.      yang termaksud dari jenis-jenis fie pada komputer.

 A.file arsip     B.file save       C.file sistem    D.file informasi

2.      Pengertian dari Sistem Informasi Akutansi menurut Wilkinson (1991) adalah:

1. Suatu sistem informasi yang bersifat menyeluruh, yang bertujuan untuk menyajikan berbagai informasi yang berupa histories.
2. Komponen sasaran dan tujuan, merefleksikan kekuatan pendorong sistem dan alasan keberadaan suatu sistem.
3. Suatu kerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
4. Segala peristiwa yang berhubungan dengan usaha mendapatkan sumber-sumber ekonomis yang diperlukan oleh perusahaan, baik berupa barang ataupun jasa, baik pemasok dari luar maupun dari karyawan didalam perusahaan.
5. sistem informasi yang bersifat menyeluruh, yang bertujuan untuk menyajikan berbagai informasi yang jauh lebih luas daripada informasi akuntansi yang bersifat histories.

3.      Manfaat dan tujuan dibuatnya Sistem Informasi Akutansi adalah

1. Sebagai pelengkap dalam sistem.
2. Mengisi kekosongan tugas yang di emban masing- masing sistem dalam sistem informasi.
3. Menambah pengeluaran suatu perusahaan.
4. Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
5. Mengetahui jalannya suatu perusahaan.
3. Akutansi sendiri sebenarnya sebuah sistem informasi. Fungsi penting yang dibuat Sistem Informasi Akuntansi pada sebuah perusahaan adalah:
1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas transaksi keuangan.
2. Memproses data menjadi into informasi yang tidak dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
3. Dapat digunakan dalam suatu kegiatan dalam sistem informasi
4. Memperlancar jalannya alur kemajuan suatu perusahaan.
5. Melaksanakan kegiatan suatu ensitas dan menyediakan informasi bagi pihak yang berkepentingan.
4. Tujuan pengembangan Sistem Informasi Akutansi adalah:
1. Meningkatkan kemampuan berkomunikasi.
2. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi biaya dalam mengumpulkan informasiekonomi.
3. Mengamankan aktiva perusahaan.
4. Memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.
5. Mempersempit pengeluaran yang akan dikeluarkan oleh suatu perusahaan.

SOAL ESSAY

1.      jelaskan yang dimaksud sistem informasi pada manajer keputusan?serangkaian prosedur terorganisir yang dilaksanakan untuk memberikan informasi yang mendukung pengambilan keputusan dan kontrol dalam organisasi.

2.      Jelaskan data yang digunakan untuk mengelola sistem perangkat lunak? Sistem Manajemen Database (SMD) yang merupakan seperangkat program komputer yang mengendalikan akses kepada database yang dilakukan oleh pengguna dan program aplikasi.

3.      Sebutkan File komputer menggunakan penyimpan magnetik? seperti disket, CD atau harddisk sebagai sarana penyimpanan.

4.      Sebutkan jenis-jenis file pada komputer? - File Master
- File Transaksi
- File Cadangan (backup)
- File Arsip
- File Kasar (Scratch File)

5.      Jelaskan pengertian sebuah file menurut pemrosesan file? merupakan sekumpulan informasi yang tersimpan sedemikian rupa, hingga informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh kembali apabila dibutuhkan atau untuk penggunaan selanjutnya.

BAB 9
PEMROSESAN FILE DAN KONSEP MANAJEMEN DATA
Tinjauan Sekilas Tentang Teknologi

A.    Field, Unsur Data, Atribut, dan Elemen- Elemen
Istilah- istilah field, unsur data, atribut, dan elemen digunakan secara bergantian untuk menyebutkan blok data terkecil yang disimpan dan digunakan dalam sistem informasi. Field dapat terdiri atas karakter tunggal atau nomor tunggal, atau dapat terdiri dari beberapa karakter atau nomor.
Contoh- contoh field adalah :
1. Nama pelanggan
2. Nomor tunjangan sosial karyawan
3. Nomor pesanan pembelian
Field biasanya secara logis berkaitan dengan field lainnya;
pengelompokan logis atas field disebut catatan (record).

B.     Okurensi Data
Struktur catatan memiliki okurensi (occurences), yang juga disebut instances. Okurensi catatan adalah himpunan spesifik nilai- nilai data untuk catatan.

C.     Panjang Catatan- Tetap dan variabel
Catatan dalam file dapat memiliki panjang yang tetap atau variabel. Dalam catatan dengan panjang- tetap, baik jumlah field maupun panjang (ukuran karakter) setiap field adalah tetap. Sebagian besar catatan yang disimpan dalam direct access storage devices (DASDs) adalah catatan panjang- tetap. Catatan dengan panjang- variable, lebar field dapat disesuaikan untuk setiap okurensi data. Catatan penjejak adalah perluasan dari catatan master,. Catatan penjejak terpisah dari catatan master dan hanya ditulis sesuai kebutuhan. Dengan menggunakan file piutang dagang akun terbuka, sebagai contoh, catatan master memuat informasi yang umum bagi seluruh akun dan jumlah faktur yang memadai bagi sebagian besar akun, dimana catatan penjejak memuat lebih banyak faktur. Catatan master harus memiliki jumlah yang sama dengan catatan penjejak yang berkaitan sesuai kebutuhan. Catatan penjejak harus segera dituliskan setelah catatan master yang berkaitan.
Kelompok berulang adalah kelompok field yang berhubungan yang diulang dalam catatan dengan panjang variabel. Dalam diagram pohon 11.3 PART tampak sebagai Induk dari PEMASOK dan LOKASI karena setiap kemunculan PART akan menimbulkan lebih dari satu pemasok atau lokasi. Secara umum, elemen tingkat tertinggi dalam diagram pohon adalh induk; elemen dengan tingkatan lebih rendah yang tampak pada diagram pohon yanng berkaitan dengan (atau bagian dari induk disebut anak.

D.    Kunci catatan dan Urutan File
Kunci atau kunci catatan merupakan unsur data atau kombinasi unsusr data yang secara unik mengidentifikasi catatan tertentu dalam file. Istilah order random relatif berkaitan dengan field dimana file tidak disortir.

EVOLUSI TEKNOLOGI DATABASE

            Teknologi database berkembang sejalan dengan perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak. Pembuatan jaringan dan teknologi komunikasi mengubah skala ekonomi pembuatan database.
Periode Kejadian Teknik database yang berkaitan
1960-an Lingkungan mainframe
Sistem manajemen database Layanan informasi on-line Sistem file Manajemen database Manajemen teks 1970-an Expert systems
Pemrograman berorientasi- obyek Inferensi dan deduksi Inheritensi dan abstraksi 1980-an Sistem hiperteks Asosiasi 1990-an Sistem database intelijen Kombinasi teknik- teknik
Pengembangan dalam teknologi untuk melakukan masukan data ke komputer secara umum berperan dalam perkembangan database secara pesat.

A.    Lingkungan Mainframe
Pada mulanya, masalah utama berkaitan dengan jumlah file yang besar.

B.     Sistem Manajemen Database
Lama- kelamaan, perusahaan menghadapi masalah sistem file sederhana. Kesulitan utama termasuk menemukan file yang tepat untuk informasi yang dibutuhkan, pemborosan karena duplikasi data yang sama dalam file yang berbeda, dan kurangnya standarisasi antar file.

C.     Layanan Informasi On-line
Salah satu layanan database tersambung (on-line) terbesar adalah Dialog, yang sekarang mencakup ratusan database dan ratusan jutaan catatan. Banyak perusahaan mengumpulkan informasi dari layanan on-line yang harus dikaitkan secara sistematis dengan sistem informasi mereka. Ini berhubungan juga dengan kebutuhan baru, manajemen teks, yang bersama- sama dengan data grafis dan suara, membutuhkan teknologi yang lebih baik dari yang disediakan sistem database yang tradisional. Sistem multimedia tersebut semakin penting saja masalah ini.

D.    Expert Systems
Sistem ahli (expert systems) membantu pengambilan keputusan tingkat tinggi dan telah sukses diterapkan dalam beberapa area seperti pengesahaan pemberian pinjaman, penentuan dimana penggalian mineral dilakukan, dan diagnosa pengobatan.

E.     Pemrograman Berorientasi-Objek
Pemrograman Berorientasi- Objek meliputi pendefinisian obyek- obyek dari daftar atau kumpulan informasi yang rumit.

F.      Sistem Hiperteks
Sistem hiperteks memungkinkan para pemakai untuk mengambil database dengan cara random melalui pemilihan kata- kata kunci. Aplikasi awal hipermedia dalam bisnis sangat berkaitan dengan materi- materi referensi seperti manual kebijakan dan pelatihan.

G.    Sistem Database Intelejen
Sistem database intelejen merefleksikan kecenderungan penggabungan seluruh teknologi- teknologi terbaru, termasuk yang paling muktahir, ke dalam satu sistem database.

SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN ARSITEKTURNYA

A. Arsitektur Konseptual
Model data hubungan entitas- entity relationship (ER) merupakan pendeketan yang populer. Model ER menggambarkan hubungan antar segmen secara sederhana. Terdapat pula metode- metode konseptual lainnya, termasuk teknik pembuatan model berorientasi-obyek-object-oriented modeling technique (OMT), yang pada dasarnya dikembangkan untuk pemrograman berorientasi- obyek dan diadaptasi untuk pembuatan model Blaha, Premerlani, dan Rumbaugh. Kelas obyek berkaitan dengan segmen, dan obyek berkaitan dengan bagian tertentu.
B. Arsitektur Database pada Tingkat Logis : Struktur Database Logis
Hubungan- hubungan yang timbul antara segmen- segmen dalam database ditentukan oleh struktur data logis, yang juga disebut skema atau model database. Tiga model utama struktur data logis yang ada dalam literatur adalah :
1. Model pohon atau hirarkis
2. Model jaringan
3. Model relasional
Penjelasannya :
1. Model pohon atau hirarkis
Struktur pohon merupakan representasi langsung proses segmentasi yang telah di jelaskan sebelumnya.Dalam struktur pohon,setiap simpul mewakili himpunan field(misalnya,segmen),dan simpul berkaitan dengan node lain yang tingkatanya lebih tinggi dalam struktur pohon.Simpul yang lebih tinggi disebut simpul induk.Hubungan antara induk dan anak di sebut cabang.
2. Struktur jaringan
Struktur jaringan memungkinkan segmen anak memiliki lebih dari satu induk.struktur pohon dan jaringan keduanya diterapkan dengan penunjuk field(field pointer),dengan segmen lintas-hubung,seperti yang akan di bahas lebih jauh dalam bagian berikutnya.
3. Implementasi struktur-struktur pohon dan jaringan
Topik implementasi srtuktur-struktur pohon dan jaringan lebih merupakan bagian dari arsitektur fisik database di bandingkan sebagai arsitektur logis.Dalam organisasi daftar,setiap catatan memuat satu atau lebihponter(field)yang mengindikasikan alamat catatan logis berikutnya yang memiliki atribut yang sama.Catatan dapat merupakan bagian dari beberapa daftar.Daftar ini disebut organisasi multydaftar.
Dua area aplikasi sistem berdasar penunjuk field yang paling berkrmbang adalah hiperteks dan jaringan data semantik.
4. Struktur data relasional
Model relasional memandang database sebagai kumpulan dua tabel dimensional dibandingkan sebagai struktur jenis hirarkis atau jaringan.Aturan-aturan tertentu di sebut format-format normal mengatur pembuatan tabel-tabel.ketiga format normal adalah sebagai berikut:
Format normal Aturan
Format normal pertama Membagi tabel untuk mengeliminasi kelompok berulang
Format normal kedua Membagi tabel sehingga tidak ada kunci yang memntukan nilai field non-kunci.
Format normal ketiga Membagi tabel sehingga tidak ada field non- kunci yang menentukan nilai field non- kunci lainnya.
C. Arsitektur database pada tingkat fisik
Dalam pembahasan tingkat fisik arsitektur database,kita akan berfokus pada tiga metode akses file:Sekuensial,Terindeks,langsung.

·         File terakses secara sekuensial
Dalam file akses sekuensial,catatan-catatan hanya dapat di akses dalam sekuens yang telah di tentukan sebelumnya.organisasi file sekuensial bukan merupakan alat sortir data yang bermanfaat jika hanya terdapat sedikit saja catatan yang akan di akses dalam file yang memuat banyak catatan.file sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan batch,secara normal mengakses seluruh catatan dalam file.kesimpulannya,organisasi file sekuensial bermanfaat jika di butuhkan pemrosesan batch.

·         File terindeks
Setiap atribut dapat di ekstrak dari catatan dalam file utama dan di gunakan untuk membuat file baru yang bertujuan menyediakan indeks untuk file asli.File seperti itu di sebut file terindeks atau file terinversi.File dikatakan terinversi secara penuh jika ada indeks untuk seluruh fieldnya.File sekuensial terindeks adalah file sekuensial yang tersimpan dalam DASD dan di indeks serta di sortir secara fisik dalam field yang sama.File-file tersebut umumnya berhubungan dengan file ISAM,dimana ISAM berlaku sebagai kontraksi metode akses sekuensial terindeks.Area utama(primer)merupakan bagian dari disk dimana catatan-catatan aktual di tulis.area tambahan merupakan bagian terpisah dari disk yang di lokasikan bagi file untuk memuat tambahan yang di buat,tanpa melakukan pemrosesan ekstensif terhadap file awal.

·         File terakses secara langsung
File terakses secara langsung memungkinkan catatan-catatan individual dapat di panggil secara cepat tanpa menggunakan indeks.Tranformasi random merupakan metode penyimpanan dan penempatan catatan dalam file akses langsung yang di gunakan secara luas.jadi istilah akses random sering kali di gunakan sebagai sinonim dari akses langsung.

D. Hubungan ekonomik antar teknik-teknik organisasi file
Teknik-teknik akses file yang telah di bahas(sekuensial,terindeks,dan akses langsung) cocok untuk situasi-situasi yang berbeda.gambar 11.18 mengiktisarkan kapan masing-masing teknik organisasi file di gunakan.aspek ekonomik pemrosesan file sangat ditentukan oleh rasio aktifitas(jumlah catatan-catatan yang di akses dibagi dengan jumlah catatan dalam file),dan waktu yang dibutuhkan untuk pemrosesan dan inquiri.
Teknik-Teknik organisasi file Saat terbaik Keterbatasan
Sekuensial Rasio aktifitas tinggi,seperti dalam pemrosesan batch Tidak memungkinkan untuk mengakses catatan tunggal secara cepat
Terindeks Rasio aktifitas rendah,ukuran file dari moderat sampai tinggi Pemutakhiran file membutuhkan pemutakhiran indeks-indeks
Sekuensial terindeks File harus di proses dengan pola pemrosesan batch(rasio aktifitas tinggi) dan non batch(rasio aktifitas rendah) Sama dengan sekuensial dan terindeks
Langsung Rasio aktifitas rendah,file berukuran rendah,struktur jaringan,dan struktur pohon Memerlukan kunci-kunci untuk menempatkan catatan-catatan
E. Arsitektur fisik,Perangkat keras,dan waktu tanggap
Dari sisi perangkat keras,waktu tanggap di pengaruhi oleh waktu akses fisik.ini adalah waktu yang dibutuhkan CPU untuk melakukan pemanggilan blok tunggal data dari disk,yang disebut waktu akses disk.faktor lain yang dapat mempengaruhi waktu tanggap adalah bagaimana catatan data secara fisik didistribusikan dalam disk.Dalam harddisk,data dalam trek atau silinder yang sama dapat di akses tanpa memindahkan alat baca tulis.harus di tekankan bahwa banyak sistem database yang tergantung pada kegiatan masukan atau keluaran sistem oprasinya.kebutuhan menyimpan file secara berurutanbergantung pada arsitektur fisik database dan metode akses file yang digunakannya.

SOAL PILIHAN GANDA

1. Berikut ini adalah subsistem sistem informasi akuntansi, kecuali:
1. Sistem Buku Besar dan Laporan Keuangan
2. Sistem Manajemen Sumber Daya
3. Sistem Produksi
4. Sistem Pendapatan dan Pengeluaran.
5. Sistem Pengendalian Produksi
2. Sistem informasi Akutansi adalah susunan berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanannya, dan laporan yang terkoordinasikan secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen. Manajemen pada dasarnya membutuhkan informasi tentang :
1. Informasi agar masalah perpajakan tidak menjadi kendala lagi.
2. Tansaksi penanaman modal kedalam formulir dan catatan yang tepat.
3. Merancang berbagai pernyataan akutansi dan laporan statistik dengan sumber data dari transaksi yang telah tercatat dibuku.
4. Berbagai informasi manajerial lain yang terinci sebagai pendukung informasi mengenai pendapatan, biaya, aktiva, kewajiban, dan ekuitas, seperti misalnya informasi mengenai penjualan, piutang, pembelian, utang, dan lainnya.
5. Pemprosesan data menjadi into informasi yang tidak dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
3. Sistem informasi Akutansi mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen. Manajemen pada dasarnya membutuhkan informasi tentang :
1. Informasi lain yang harus disajikan kepada para stakeholder atau berbagai pihak yang berkepentingan dengan perusahaan, seperti misalnya instasi pajak,bank kreditur, pemegang saham.
2. Serangkaian formulir yang tercetak, seperti faktur, nota (voucher), cek, dan laporan – laporan, yang dipergunakan untuk membangun system akutansi dan administrasi perkantoran, termasuk berbagai prosedur yang merupakan dasar pembuatan ayat-ayat akuntansi.
3. Serangkaian formulir yang tercetak, seperti faktur, nota (voucher), cek, dan laporan – laporan, yang dipergunakan untuk membangun system akutansi dan administrasi perkantoran..
4. Serangkaian kegiatan klerikal, termasuk operasi pengolahan data electronik, yang harus dilaksanakan untuk mencatat berbagai informasi akutansi pada formulir, buku, jurnal, dan buku besar, serta dalam penyusunan laporan dan surat pernyataan.
5. Hadir dan tidaknya karyawan dalam suatuperusahaan
4. Tanpa memandang bentuk perusahaan, suatu system informasi akutansi selalu terbentuk dari :
1. Assisten akuntan dibawah pengawasan controller.
2. Serangkaian laporan atau pernyataan seperti misalnya neraca saldo, abstraksi buku besar, perhitungan rugi-laba, neraca
3. Sistem Man atau orang yang benar-benar menguasai sistem informasi akuntansi, yang biasanya bekerja sama dengan perusahaan  produsen perangkat lunak atau perangkat keras komputer.
4. Perusahaan besar oleh staf Departement Sistem dan prosedur atau oleh staf satuan pengawasan intern.
5. Suatu permasalahan dalam mengatur perkembangan suatu perusahaan yang bergerak dibidang keuangan.
5. Konsep perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip perusahaan. Berikut ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas perancangan sistem menurut Barry E. Cushing (1983) dalah:
1. Mendesain sistem informasi akutansi yang baru.
2. Memperluas sistem informasi akuntansi yang ada untuk memenuhi perluasan usaha.
3. Kesesuaian desain sistem dengan tujuan sistem informasi dan organisasi
4. Penyesuaian beberapa tahap atau bagian dari suatu sistem prosedur yang ada.
5. Mencatat tansaksi kedalam formulir dan catatan yang tepat

SOAL ESSAY

1.      sebutkan Contoh - contoh field adalah ?
1. Nama pelanggan
2. Nomor tunjangan sosial karyawan
3. Nomor pesanan pembelian

2.      sebutkan macam – macam Tinjauan Sekilas Tentang Teknologi adalah?

1.      field,unsur data,atribut,dan elemen – elemen

2.      okurensi data

3.      panjang catatan tetap dan variabel

4.      kunci catatan dan urutan file

3.      jelaskan maksud dari Expert Systems adalah?

Sistem ahli (expert systems) membantu pengambilan keputusan tingkat tinggi dan telah sukses diterapkan dalam beberapa area seperti pengesahaan pemberian pinjaman, penentuan dimana penggalian mineral dilakukan, dan diagnosa pengobatan.

4.      Jelaskan maksud File terakses secara langsung adalah?
File terakses secara langsung memungkinkan catatan-catatan individual dapat di panggil secara cepat tanpa menggunakan indeks.Tranformasi random merupakan metode penyimpanan dan penempatan catatan dalam file akses langsung yang di gunakan secara luas.

5.      Jelaskan tentang Model pohon atau hirarkis adalah?
Struktur pohon merupakan representasi langsung proses segmentasi yang telah di jelaskan sebelumnya.Dalam struktur pohon,setiap simpul mewakili himpunan field(misalnya,segmen),dan simpul berkaitan dengan node lain yang tingkatanya lebih tinggi dalam struktur pohon.Simpul yang lebih tinggi disebut simpul induk.Hubungan antara induk dan anak di sebut cabang.

BAB 10

SISTEM PEMPROSESAN DATA ELEKTRONIK

SISTEM MASUKAN DENGAN KERTAS

Dalam beberapa sistem akuntansi yang terkomputerisasi ,masukan-masukan ke sistem akuntansi berupadokumen sumber yang ditulis tangan atau diketik.

Penyiapan dan pelengkapan dokumen sumber. Dokumen-dokumen sumber seperti order penjualan, diarsip secara manual.

Pengiriman dokumen-dokumen sumber ke pemprosesan data.total pengendalian  batch dan register-registerbpengiriman merupakan pengendalian dasar dalam pengiriman data dari departemen pemakai ke pemprosesan data.

Pengiriman data masukan harus berhubungan  denagn perlengkapan formulir pengendalian masukan.

Masukan data. Setelah dokumen-dokumen sumber seperti faktur-faktur diterima oleh bagian pemprosesan data, maka akan dilakukan key-transcribe atau pengetikan dengan menggunakan terminal data atau computer personal(pc). Kemudian disimpan dalam disk. Setelah itu, file masukan deverifikasi (key verification). Verifikasi kunci (key verification) merupakan prosedur pengendalian yang mendeteksi kesalahan dalam operasi pengetikan (keying).

Pengendalian data program. Verifikasi tidaklah mengedit data, sehingga penting untuk mengedit data yang telah dimasukan secara menyeluruh untuk meyakinkan keabsahan isinya. Pengeditan data program merupakan tekhnik perangkat lunak yang digunakan untuk mengecek kesalahan data sebelum pemprosesan dilakukan. Ada beberapa alas an untuk menggunakan tekhnik tersebut.

TEKHNIK-TEKHNIK PENGEDITAN DATA PROGRAM.

Tekhnik pengengeditan paling mendasar meyakinkan bahwa seluruh field data hanya memuat karakter-karakter yang abash. Sebagai contoh , data numeric hanya hanya memuat data digit dan data alfabetis tidak  memuat digit apapun.

Program edit kemudian membandingkan niali actual setiap field dengan nilai-nilai diterima yang terdapat dalam table. Ini disebut pengecekan table (table lookup).

Niali-nilai data numeric , sebagai lawan dari kode-kode numeric , ditetapkan dalam rentang tertentu. 

system pemrosesan tanpa-kertas

Dalam system pemrosesan tanpa kertas baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dapat dilakukan. Dengan pemrosesan tepat waktu kadang-kadang disebut online real time processing. Transaksi-transaksi diproses pada saat dimasukan kedalam system. Baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dibahas berikut ini dalam konteks system pemrosesan tanpa-kertas.

Pemrosesan batch dalam system pemrosesan tanpa-kertas

Pemrosesan batch dalam system tanpa-kertas mirip dengan pemrosesan batch dalam system berdasarkan kertas. Perbedaan utamanya adalah bahwa voucer jurnal diganti dengan fungsi yang serupa tetapi secara elektronis. 

Pemrosesan tepat-waktu dalam system pemrosesan tanpa-kertas

Keuntungan utama system tanpa kertas adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan yepat waktu. On-line, real time systems (OLRSs) memproses transaksi segera setelah dimasukan dan dapat segera pula menghasilkan keluaran untuk pemakai. Pemrosesan transaksi-transaksi individual sebagai kebalikan dari kelompok-kelompok transaksi disebut pemrosesan segera,pemrosesan langsung atau pemrosesan tepat-waktu

Jenis pemrosesan tepat-waktu dalam OLRS

·         Inquiry/response systems,

·         Sistem memasukan data, pemakai tidak memasukan data pemrosesan mereka hanya meminta informasi

·         System pemrosesan file,

·         Sistem pemrosesan penuh atau system pemrosesan transaksi, para pemakai juga melakukan masukan transaksi –transaksi secara interaktif 

Sistem Pemrosesan Berdasarkan Kertas 

Pemrosesan Secara Batch dengan Pemutakhiran File Secara Berurutan

Pemrosesan dalam sistem semacam itu biasanya mencakup tahap-tahap berikut ini :

·         Penyiapan file transaksi. Mula-mula, setiap tambahan pengendalian dan validasi data dilakukan. Kemudian catatan-catatan dalam transaksi di sortir ke dalam sekuens yang sama dengan di file induk

·         Pemutakhiran file induk. Catatan-catatan yang terdapatdalam transaksi dan file induk (misalnya sub buku besar) dibaca satu per satu, dicocokkan, dan dituliskan ke file induk baru yang memuat pemutakhiran yang di inginkan.

·         Pemutakhiran buku besar. Buku besar di mutakhirkan untuk menunjukkan perubahan dalam file induk.

·         Penyiapan laporan buku besar. Neraca saldo dan laporan-laporan lain dibuat.

      Pemutakhiran Buku Besar

      Terdapat 2 aspek utama pengoprasian sistem buku besar terkomputerisasi.

      Pertama menggunakan pemrosesan langsung program buku besar, yang sebagian besar dilakukan secara bulanan. Aspek kedua berkaitan dengan pemrosesan dalam sistem aplikasi komputer lainnya untuk menyiapkan masukan ke dalam buku besar. Pendekatan umum adalah dengan setiap sistem aplikasi yang relevan (seperti gaji atau hutang dagang) membuat transaksi-transaksi buku besar (data masukan jurnal standar) yang akan digunakan sebagai masukan pada waktu yang tepat. Prosedur pemrosesan diuraikan secara rinci sebelum memposting transaksi ke sub buku besar piutang dagang. Buku besar belum di mutakhirkan. Ikhtisar informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan ayat-ayat jurnal dicetak pada saat pemrosesan sub buku besar diselesaikan dan harus dilakukan pemutakhiran buku besar manual, atau informasi ini selanjutnya di masukkan ke pemrosesan dengan sistem buku besar terkomputerisasi. Alternatifnya, ayat-ayat jurnal standar dapat dicetak dalam format yang terbaca-mesin.

		Jurnal.Voucher
Nomor	Bulan	Tahun	Kode Identifikasi
Akun		Debit	Kredit
			Diterima dari :

Gambar 13.7.  Format Voucher Jurnal

Pemutakhiran File Buku Besar

Pemrosesan komputer atas data akuntansi umumnya terdiri atas dua tahap prosedur. Prosedur tahap pertama menghasilkan laporan awal, yang dikirimkan ke departmen akuntansi untuk di telaah dan di audit sesuai dengan daftar voucher jurnal dan daftar buku besar. Tahap kedua adalah menghasilkan daftar akhir dan lampiran laporan keuangan. Pengkodean lini adalah tahap prosedural, umumnya dihasilkan memalui proses pencocokan antara file buku besar yang telah dimutakhirkan dengan file tabel pengkodean-lini.

Laporan-Laporan Buku Besar yang Umum

Selain laporan-laporan keuangan dan lampiran, laporan-laporan umum dari sistem buku besar mencakup 5 hal berikut :

1.      Voucher jurnal secara berurutan

2.      Voucher jurnal dalam akun general

3.      Buku besar per akun

4.      Ikhtisar buku besar

5.      Neraca saldo berjalan

Pemrosesan Batch dengan Pemutakhiran File Akses-Random

Catatan-catatan individual dibaca satu per satu dari file transaksi dan digunakan untuk memutakhirkan catatan-catatan dalam file master pada tempatnya. Tahap-tahapnya adalah :

·         Catatan dibaca dari file transaksi

·         Nilai kunci catatan transaksi digunakan untuk mengakses secara random (dengan menggunakan indeks) catatan yang berkaitan dalam file induk

·         Catatan dalam file induk dimutakhirkan dalam memori dan kemudian ditulis ulang ke file data.

Ilustrasi Pemrosesan Batch dengan Pemutakhiran File Akses-Random

Seksi ini melukiskan aplikasi penerimaan kas on-line

Aplikasi Faktur Baru. Aplikasi membuat file piutang dagang dengan akun terbuka.

Pemrosesan Nota Pengiriman Kas. Pembayaran pelanggan dikirimkan ke nomor PO Box tertentu.

Pembuatan Saldo Sistem. Seluruh aktivitas pengiriman nota kas dimasukkan dalam file aktivitas untuk menyediakan adanya jejak audit seluruh transaksi yang diproses.

Sistem Keluaran

Sistem keluaran dapat berupa sistem dengan kertas, tanpa kertas, atau antara keduanya. Sebagian besar sistem dengan kertas, dan berorientasi batch dengan pemrosesan file sekuensial menghasilkan volume keluaran yang besar. Sebagai contoh, hasil cetak keluaran file piutang dagang dapat digunakan untuk melihat saldo pelanggan individual. Dengan kata lain, sistem tanpa kertas yang on-line dan tepat waktu cenderung menghasilkan sangat sedikit keluaran.

Pengendalian keluaran dirancang untuk mengecek bahwa hasil pemrosesan telah berupa keluaran yang sah dan keluaran tersebut telah didistribusikan secara memadai. Kelompok pengendalian PDE terpisah seringkali dibentuk untuk memonitor operasi PDE. Umumnya,

register distribusi keluaran dibuat untuk mengendalikan disposisi laporan. Register ini dan dokumentasi yang berkaitan harus ditelaah secara periodik di fungsi audit intern perusahaan.

SOAL PILIHAN GANDA

1. Konsep perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip perusahaan.Berikut ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas perancangan sistem  menurut Wilkinson (1993), Kecuali:
1. Tujuan dalam perencanaan sistem dan usulan proyek seharusnya dicapai untuk menghasilkan kemajuan dan kemampuan sistem yang lebih besar.
2. Mempertimbangkan trade-off yang memadai antara manfaat dari tujuan perancangansistem dengan biaya yang dikeluarkan.
3. Berfokus pada permintaan fungsional dari sistem.
4. Perancangan sistem memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem (user).
5. Kelayakan operasional, input dikumpulkan ke sistem dan output-nya dapat digunakan.

2.      Dalam hal apa data berbeda dari informasi?

a.       Data adalah output dan informasi adalah input

b.      Informasi adalah output dan data adalah input

c.       Data adalah bagian yang bermakna dari informasi

d.      Tidak ada perbedaan

3.       Berikut ini mana yang bukan merupakan karakteristik yang membuat suatu informasi berguna?

a.       Andal

b.      Tepat waktu

c.       Tidak mahal

d.      Relevan

4.       Berikut ini mana yang merupakan aktivitas utama dalam rantai nilai?

a.       Pembelian (purchasing)

b.      Akuntansi

c.       Pelayanan purna jual

d.      Manajemen SDM

5.      Manajemen tingkat atas secara terus menerus menekankan dan mendukung investasi yang ditujukan untuk memperbaiki efisiensi proses manufaktur. Fokus seperti ini mencerminkan strategi apa?

a.       Diferensiasi produk

b.      Biaya rendah (low-cost)

c.       Posisi strategis berdasarkan kebutuhan (needs-based)

d.      Posisi strategis berdasarkan keanekaragaman (variety-based)

SOAL ESSAY

1.      Sebutkan macam – macam laporan-laporan umum dari sistem buku besar mencakup 5 hal adalah?

1.      Voucher jurnal secara berurutan

2.      Voucher jurnal dalam akun general

3.      Buku besar per akun

4.      Ikhtisar buku besar

5.      Neraca saldo berjalan

2.      Keuntungan utama system tanpa kertas adalah?

memungkinkan untuk melakukan pemrosesan yepat waktu. On-line, real time systems (OLRSs) memproses transaksi segera setelah dimasukan dan dapat segera pula menghasilkan keluaran untuk pemakai

3.      Pemrosesan dalam sistem semacam itu biasanya mencakup tahap-tahap sebagai berikut ini ?

·         Penyiapan file transaksi. Mula-mula, setiap tambahan pengendalian dan validasi data dilakukan. Kemudian catatan-catatan dalam transaksi di sortir ke dalam sekuens yang sama dengan di file induk

·         Pemutakhiran file induk. Catatan-catatan yang terdapatdalam transaksi dan file induk (misalnya sub buku besar) dibaca satu per satu, dicocokkan, dan dituliskan ke file induk baru yang memuat pemutakhiran yang di inginkan.

·         Pemutakhiran buku besar. Buku besar di mutakhirkan untuk menunjukkan perubahan dalam file induk.

·         Penyiapan laporan buku besar. Neraca saldo dan laporan-laporan lain dibuat.

4.      Sebutkan memutakhirkan catatan-catatan dalam file master pada tempatnya. Tahap-tahapnya adalah ?

·         Catatan dibaca dari file transaksi

·         Nilai kunci catatan transaksi digunakan untuk mengakses secara random (dengan menggunakan indeks) catatan yang berkaitan dalam file induk

·         Catatan dalam file induk dimutakhirkan dalam memori dan kemudian ditulis ulang ke file data.

5.      Sebutkan Sistem Database Intelejen adalah?
Sistem database intelejen merefleksikan kecenderungan penggabungan seluruh teknologi- teknologi terbaru, termasuk yang paling muktahir, ke dalam satu sistem database.